Política de archivos

La CARM se rige por la normativa que regula el Sistema de Archivos y por procesos técnicos de gestión documental.

El Estatuto de Autonomía de la Región de Murcia reserva a la Comunidad Autónoma la competencia exclusiva sobre archivos de interés para la Región, que no sean de titularidad estatal, siguiendo el marco competencial establecido en la Constitución Española. Por su parte, la Ley 6/1990, de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Región de Murcia regula el Sistema de Archivos en su Título I, cuyo artículo 5 establece:

1. La Consejería de Cultura Educación y Turismo planificará, coordinará e inspeccionará la organización y funcionamiento de los archivos públicos de la Región y de aquellos cuya gestión le corresponda o asuma.

2. La Consejería de Cultura, Educación y Turismo determinará las condiciones técnicas de instalación y organización de cada centro de los que integran el Sistema de Archivos, los servicios que deben prestar y los horarios mínimos de apertura al público.

Por su parte el artículo 7 confía al Archivo de la Administración Regional la misión de recoger, seleccionar, conservar y organizar la documentación sin vigencia administrativa producida y recibida por la administración de la Comunidad Autónoma de Murcia.

El Decreto 62/1996, de 2 de agosto, establecía la estructura orgánica de la Consejería de Cultura y Educación. El Archivo General de la Región, creado por este Decreto, quedó definido como la unidad administrativa que tiene a su cargo el cuidado, dotación, fomento y gestión de los archivos cuya competencia corresponda a la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, la asistencia a los archivos que se integren en el Sistema Regional de Archivos, la coordinación e inspección de los mismos, y el impulso a la recuperación, conservación y catalogación del patrimonio documental de la Región. Asimismo, es la unidad encargada de prestar asistencia al Director General de Cultura en materia de archivos…

Estas funciones se han visto incrementadas en posteriores decretos de estructura orgánica de la Consejería de Cultura. Por ejemplo, se ha creado el Archivo Intermedio de la Administración Regional, y se han establecido archivos centrales en las Consejerías, cuya gestión y personal técnico también depende del Archivo General.

Actualización normativa, 22-sep-2017 Orden de 12 de julio de 2017 de las Consejerías de Hacienda y Administraciones Públicas y de Turismo, Cultura y Medio Ambiente, por la que se aprueba la política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

El flujo que siguen los documentos generados por la Comunidad Autónoma viene establecido por su ciclo de vida, que hace depender en cada momento su gestión y custodia de un diferente tipo de archivo:

El paso de los documentos de un archivo a otro se realiza a través de la transferencia, que es el procedimiento administrativo consistente en la entrega ordenada y relacionada de las series o fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia en cada tipo de archivo fijado en los calendarios de conservación. Al iniciar el proceso de transferencia la unidad remitente debe rellenar la base de datos puesta a su disposición en la web del Archivo General.

El proceso de transferencia, una vez iniciado, está tutelado por un técnico del Archivo General. La transferencia lleva asociado el traspaso de la responsabilidad de custodia y conservación de los documentos, que se formaliza con la firma del acta correspondiente por parte de la unidad productora de la documentación y del archivo receptor de la misma.

Las oficinas productoras pueden solicitar el préstamo de sus documentos, custodiados en el Archivo Intermedio o General, cursando la correspondiente solicitud a través de la página web.

También los ciudadanos pueden consultar los fondos de los citados Archivos accediendo a la web y solicitar, con solo darse de alta, la reproducción de los documentos de su interés. Y lo pueden hacer tanto de manera presencial, desde la sala de investigadores, como desde su propia casa. La carta de servicios del Archivo General de la Región de Murcia, que data de 2007 (y cuya última modificación fue aprobada por Resolución de 27 de enero de 2015) supone un compromiso de calidad en los servicios prestados a los usuarios.

El sistema anteriormente descrito para los archivos de la Comunidad Autónoma se simplifica en el caso de los documentos producidos por los órganos de la Administración del Estado radicados en la Región de Murcia.

En relación a estos documentos se obvia la fase de Archivo Intermedio (un inmueble de titularidad exclusiva de la Comunidad Autónoma) y, por tanto, los documentos sin vigencia administrativa se transfieren directamente desde los archivos centrales al Archivo Histórico Provincial de Murcia. Se utiliza la misma base de datos y acta de entrega (a las que antes se ha aludido) para formalizar la custodia definitiva de los documentos en este Centro archivístico, de titularidad estatal y gestión autonómica, que comparte dependencias y personal con el Archivo General de la Región de Murcia. Cabe señalar que en el ámbito estatal se siguen las tablas de valoración documental aprobadas siguiendo los dictámenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos del Estado, lo que permite llevar a cabo, con todas las garantías, el proceso de valoración y selección.

Los archivos de la administración local forman parte del Sistema de Archivos de la Región de Murcia, pero los flujos a los que se someten sus documentos, su gestión documental, son competencia de los respectivos ayuntamientos. Las funciones que la Comunidad Autónoma realiza con los ayuntamientos en el ámbito de la gestión documental se circunscriben a prestar asesoramiento técnico, facilitar las bases de datos y los cuadros de clasificación para la descripción de fondos, informar sobre los reglamentos de archivos municipales o la política de gestión de documentos electrónicos (hasta ahora sólo aprobada por el Ayuntamiento de Cartagena), impulsar proyectos de digitalización o restauración de documentos y organizar a través de la Escuela de Formación e Innovación cursos de formación en materia de archivos.

La custodia y conservación de los documentos es la función fundamental de las instituciones archivísticas. El edificio del Archivo General de la Región de Murcia, destina más de la mitad de la superficie construida a depósitos de fondos dotados de estanterías compactas, con capacidad para albergar más de 43.000 metros lineales. Además, se desarrollan en altura, lo que supone un mejor control de humedades derivadas del alto nivel freático de la zona. El revestimiento exterior del Centro es de placas de piedra que crean una cámara de aire para conseguir mayor estabilidad en el interior y matizar la incidencia de la luz, humedad, temperatura y contaminación ambiental. La eficiente climatización de los depósitos, que cuentan con puertas ignífugas, sistemas de detección y extinción de incendios, así como su limpieza y las tareas periódicas de desinfección y desinsectación que se realizan contribuyen a optimizar las condiciones ambientales para la adecuada conservación documental.

El Archivo Intermedio, por su parte, cuenta con 41.000 metros lineales de estanterías metálicas para albergar unos documentos que aún no alcanzan la consideración de históricos y que son susceptibles de eliminación. Se trata, por tanto, de un Centro pensado para un tránsito temporal de los documentos y no para la conservación definitiva. También está dotado de sistema de extinción de incendios y es objeto de desinfección y desinsectación con frecuencia semestral.

Ambos archivos (General e Intermedio) cuentan con sistemas de seguridad suficientes para evitar el intrusismo: cámaras de vigilancia en el perímetro exterior, con control permanente, detectores de movimientos, alarmas y otros elementos disuasorios que añaden garantía de protección y seguridad al contenido.

El Archivo General acoge en sus instalaciones, además de los fondos transferidos por el flujo documental de la Administración de la Comunidad Autónoma y la periférica del Estado, los documentos históricos de aquellos Ayuntamientos que lo requieren por considerar que no cuentan con las instalaciones adecuadas para la custodia de su patrimonio documental. De momento son tres las entidades locales que se han acogido a esta fórmula en el caso de Beniel con un carácter absolutamente temporal: depositó buena parte del archivo municipal en el AGRM y lo rescató unos años después, cuando ya disponía de instalaciones adecuadas. Son también numerosas las instituciones y profesionales que en los últimos años han decidido donar o depositar sus documentos en el Archivo General de la Región de Murcia atraídos por las ventajas que brinda para su organización, descripción y difusión, y las garantías que ofrece para una conservación adecuada y permanente.

No todos los documentos producidos tienen la suficiente entidad como para ser conservados de forma permanente, y los depósitos documentales físicos., pero también los repositorios de los documentos electrónicos tienen unas capacidades limitadas. Al coste del almacenamiento hay que sumar la necesidad de migrar los documentos electrónicos a sucesivas actualizaciones de soportes y hardware, lo que implica elevados costes. En definitiva, no todo lo que se produce se puede conservar. Pero la eliminación de documentos es un proceso irreversible que solo se debe abordar siguiendo unos cauces procedimentales establecidos tras un estudio exhaustivo de la serie documental de la que se trate.

La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Región de Murcia, es el órgano que tiene por objeto dictaminar sobre el acceso, valoración, eliminación de los documentos administrativos de carácter público. Funciona con dos subcomisiones o grupos de trabajo: uno para los documentos de la Administración de la Comunidad Autónoma y otra para los documentos producidos por los Ayuntamientos. Aunque también tiene competencia sobre la valoración de los documentos de las dos Universidades públicas radicadas en la Región y de entidades de derecho público.

Cuando los archiveros del Archivo General que prestan sus servicios en las distintas Consejerías toman la iniciativa, por si mismos o a instancia de alguna unidad, de valorar una serie documental, inician el estudio de valoración, cumplimentando el formulario disponible, que incluye otros aspectos de interés como el acceso y los plazos de transferencia, siempre con el apoyo y la asistencia de las entidades productoras de los documentos. Estos estudios son examinados por el secretario de la Comisión calificadora, que actúa como cabeza de esa primera subcomisión. El proceso que se lleva a cabo para los estudios de valoración de los documentos municipales es completamente homologable, aunque, como las series a estudiar son comunes a todos los Ayuntamientos, ese examen se suele hacer en una en reunión de conjunta de los archiveros que hayan realizado los estudios. Finalizadas la primeras revisiones todavía se analizan las fichas de valoración y las propuestas entre el Director de Archivo y los dos archiveros que forman parte de la Comisión para detectar cualquier posible error y homologar formalmente las propuestas. Tras esa sesión, el secretario remite la convocatoria de reunión de la Comisión Calificadora a todos los miembros, adjuntando los formularios, propuestas y ejemplos de los documentos a valorar, para que puedan llevar cabo un detallado estudio.

Los dictámenes sobre las series aprobados por la Comisión se remiten a la Consejería competente en materia de archivos para que la persona titular dicte la Orden oportuna. En caso de que la Orden recoja la autorización para proceder a la eliminación de fracciones de serie documentales, esta podrá ser inmediatamente ejecutiva en el ámbito de la Comunidad Autónoma, mientras que para la Administración Local requerirá de un acuerdo de eliminación por parte de los órganos de gobierno. La eliminación se llevará cabo cumpliendo los requisitos establecidos y del acta de la misma se enviará copia a la Comisión.