Política de archivos

Política de archivos

La CARM se encuentra actualmente tramitando el Decreto por el que se crea y regula la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Región de Murcia.

Al margen de este Decreto, se muestra la política de archivos y gestión documental llevada a cabo en la Comunidad Autónoma de Murcia.

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La CARM se rige por la normativa que regula el Sistema de Archivos y por procesos técnicos de gestión documental.

El Estatuto de Autonomía de la Región de Murcia reserva a la Comunidad Autónoma la competencia exclusiva sobre archivos de interés para la Región, que no sean de titularidad estatal, siguiendo el marco competencial establecido en la Constitución Española. Por su parte, la Ley 6/1990, de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Región de Murcia regula el Sistema de Archivos en su Título I, cuyo artículo 5 establece:

1. La Consejería de Cultura Educación y Turismo planificará, coordinará e inspeccionará la organización y funcionamiento de los archivos públicos de la Región y de aquellos cuya gestión le corresponda o asuma.

2. La Consejería de Cultura, Educación y Turismo determinará las condiciones técnicas de instalación y organización de cada centro de los que integran el Sistema de Archivos, los servicios que deben prestar y los horarios mínimos de apertura al público.

Por su parte el artículo 7 confía al Archivo de la Administración Regional la misión de recoger, seleccionar, conservar y organizar la documentación sin vigencia administrativa producida y recibida por la administración de la Comunidad Autónoma de Murcia.

El Decreto 62/1996, de 2 de agosto, establecía la estructura orgánica de la Consejería de Cultura y Educación. El Archivo General de la Región, creado por este Decreto, quedó definido como la unidad administrativa que tiene a su cargo el cuidado, dotación, fomento y gestión de los archivos cuya competencia corresponda a la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, la asistencia a los archivos que se integren en el Sistema Regional de Archivos, la coordinación e inspección de los mismos, y el impulso a la recuperación, conservación y catalogación del patrimonio documental de la Región. Asimismo, es la unidad encargada de prestar asistencia al Director General de Cultura en materia de archivos…

Estas funciones se han visto incrementadas en posteriores decretos de estructura orgánica de la Consejería de Cultura. Por ejemplo, se ha creado el Archivo Intermedio de la Administración Regional, y se han establecido archivos centrales en las Consejerías, cuya gestión y personal técnico también depende del Archivo General.

Actualización normativa, 22-sep-2017 Orden de 12 de julio de 2017 de las Consejerías de Hacienda y Administraciones Públicas y de Turismo, Cultura y Medio Ambiente, por la que se aprueba la política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

El flujo que siguen los documentos generados por la Comunidad Autónoma viene establecido por su ciclo de vida, que hace depender en cada momento su gestión y custodia de un diferente tipo de archivo:

Archivos de oficina =Archivos centrales de las Consejerías= Archivo Intermedio= Archivo General de la Región de Murcia

El paso de los documentos de un archivo a otro se realiza a través de la transferencia, que es el procedimiento administrativo consistente en la entrega ordenada y relacionada de las series o fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia en cada tipo de archivo fijado en los calendarios de conservación. Al iniciar el proceso de transferencia la unidad remitente debe rellenar la base de datos puesta a su disposición en la web del Archivo General.

El proceso de transferencia, una vez iniciado, está tutelado por un técnico del Archivo General. La transferencia lleva asociado el traspaso de la responsabilidad de custodia y conservación de los documentos, que se formaliza con la firma del acta correspondiente por parte de la unidad productora de la documentación y del archivo receptor de la misma.

Las oficinas productoras pueden solicitar el préstamo de sus documentos, custodiados en el Archivo Intermedio o General, cursando la correspondiente solicitud a través de la página web.

También los ciudadanos pueden consultar los fondos de los citados Archivos accediendo a la web y solicitar, con solo darse de alta, la reproducción de los documentos de su interés. Y lo pueden hacer tanto de manera presencial, desde la sala de investigadores, como desde su propia casa. La carta de servicios del Archivo General de la Región de Murcia, que data de 2007 (y cuya última modificación fue aprobada por Resolución de 27 de enero de 2015) supone un compromiso de calidad en los servicios prestados a los usuarios.

El sistema anteriormente descrito para los archivos de la Comunidad Autónoma se simplifica en el caso de los documentos producidos por los órganos de la Administración del Estado radicados en la Región de Murcia.

Archivo de oficina =archivo central = Archivo Histórico Provincial de Murcia

En relación a estos documentos se obvia la fase de Archivo Intermedio (un inmueble de titularidad exclusiva de la Comunidad Autónoma) y, por tanto, los documentos sin vigencia administrativa se transfieren directamente desde los archivos centrales al Archivo Histórico Provincial de Murcia. Se utiliza la misma base de datos y acta de entrega (a las que antes se ha aludido) para formalizar la custodia definitiva de los documentos en este Centro archivístico, de titularidad estatal y gestión autonómica, que comparte dependencias y personal con el Archivo General de la Región de Murcia. Cabe señalar que en el ámbito estatal se siguen las tablas de valoración documental aprobadas siguiendo los dictámenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos del Estado, lo que permite llevar a cabo, con todas las garantías, el proceso de valoración y selección.

Los archivos de la administración local forman parte del Sistema de Archivos de la Región de Murcia, pero los flujos a los que se someten sus documentos, su gestión documental, son competencia de los respectivos ayuntamientos. Las funciones que la Comunidad Autónoma realiza con los ayuntamientos en el ámbito de la gestión documental se circunscriben a prestar asesoramiento técnico, facilitar las bases de datos y los cuadros de clasificación para la descripción de fondos, informar sobre los reglamentos de archivos municipales o la política de gestión de documentos electrónicos (hasta ahora sólo aprobada por el Ayuntamiento de Cartagena), impulsar proyectos de digitalización o restauración de documentos y organizar a través de la Escuela de Formación e Innovación cursos de formación en materia de archivos.

La custodia y conservación de los documentos es la función fundamental de las instituciones archivísticas. El edificio del Archivo General de la Región de Murcia, destina más de la mitad de la superficie construida a depósitos de fondos dotados de estanterías compactas, con capacidad para albergar más de 43.000 metros lineales. Además, se desarrollan en altura, lo que supone un mejor control de humedades derivadas del alto nivel freático de la zona. El revestimiento exterior del Centro es de placas de piedra que crean una cámara de aire para conseguir mayor estabilidad en el interior y matizar la incidencia de la luz, humedad, temperatura y contaminación ambiental. La eficiente climatización de los depósitos, que cuentan con puertas ignífugas, sistemas de detección y extinción de incendios, así como su limpieza y las tareas periódicas de desinfección y desinsectación que se realizan contribuyen a optimizar las condiciones ambientales para la adecuada conservación documental.

El Archivo Intermedio, por su parte, cuenta con 41.000 metros lineales de estanterías metálicas para albergar unos documentos que aún no alcanzan la consideración de históricos y que son susceptibles de eliminación. Se trata, por tanto, de un Centro pensado para un tránsito temporal de los documentos y no para la conservación definitiva. También está dotado de sistema de extinción de incendios y es objeto de desinfección y desinsectación con frecuencia semestral.

Ambos archivos (General e Intermedio) cuentan con sistemas de seguridad suficientes para evitar el intrusismo: cámaras de vigilancia en el perímetro exterior, con control permanente, detectores de movimientos, alarmas y otros elementos disuasorios que añaden garantía de protección y seguridad al contenido.

El Archivo General acoge en sus instalaciones, además de los fondos transferidos por el flujo documental de la Administración de la Comunidad Autónoma y la periférica del Estado, los documentos históricos de aquellos ayuntamientos que lo requieren por considerar que no cuentan con las instalaciones adecuadas para la custodia de su patrimonio documental. De momento son tres los ayuntamientos que se han acogido a esta fórmula. Son también numerosas las instituciones y profesionales que en los últimos años han decidido donar o depositar sus documentos en el Archivo General de la Región de Murcia atraídos por las ventajas que brinda para su organización, descripción y difusión, y las garantías que ofrece para una conservación adecuada y permanente.

No todos los documentos producidos tienen la suficiente entidad como para ser conservados de forma permanente, y los depósitos documentales físicos (también los repositorios de los documentos electrónicos) tienen unas capacidades limitadas. Pero la eliminación de documentos es un proceso irreversible que solo se debe abordar siguiendo unos cauces procedimentales establecidos tras un estudio exhaustivo de la serie documental de la que se trate.

En la actualidad se halla en fase de trámite para su aprobación el Decreto que crea y regula la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Región de Murcia, órgano que tiene por objeto dictaminar sobre el acceso, valoración, eliminación de los documentos administrativos de carácter público. Hasta su aprobación y en base a lo establecido en la Disposición Adicional Cuarta de la ley regional de archivos …la destrucción de cualquier documento público que forme parte del patrimonio documental de la Región de Murcia, deberá contar con la previa autorización de la Consejería de Cultura, Educación y Turismo.

El trámite para la autorización se inicia a solicitud del organismo interesado, que ha de adjuntar informe de la unidad productora indicando la caducidad de la vigencia administrativa de las fracciones de serie documental objeto de estudio, su volumen y fechas extremas; otro informe de los servicios jurídicos de la Consejería a la que está adscrita la unidad productora (del secretario general, cuando se trata de documentación municipal) en el que se determine la inexistencia de valor jurídico; y siempre es necesario contar con un estudio de valoración de la serie documental susceptible de eliminación. Se completa con un informe que constate la carencia de valor histórico. En caso de que estos informes sean favorables la Consejería competente en materia de archivos podrá dictar una Orden que autorice la eliminación, que será inmediatamente ejecutiva en el ámbito de la Comunidad Autónoma, y requerirá de un acuerdo posterior de eliminación en el de la Administración Local.

Nota de alcance

Fuente principal de datos:

Archivo General de la Región de Murcia

Tipo de acceso: Informe

Última actualización: 26-7-2016

Categorización

Secciones Transparencia